So bist du bestens für deinen Vortrag präpariert

Ausgerechnet jetzt, wo du mitten in der Präsentation stehst, geht der Beamer kaputt! Wie kannst du deinen Vortrag retten, so dass du bei deinem Publikum in guter Erinnerung bleibst? Dazu komme ich gleich.

Bist du mit deinem Equipment vertraut? Hast du alle Eventualitäten bedacht? Bist du bestens für deinen Vortrag präpariert und ausgestattet? Dann kannst du souveräner mit Situationen wie einem kaputten Beamer, Stromausfall oder anderen unerwarteten Störungen umgehen. Einen Großteil davon kannst du bereits durch gezielte Vorbereitung umgehen.

Du kennst dein Equipment

Falls du nicht frei, sondern mit Unterstützung durch Videos, PowerPoint oder Prezi präsentierst, brauchst du natürlich das entsprechende Equipment. Bringst du deinen eigenen Laptop mit, oder überspielst du deine Präsentation auf ein Gerät des Veranstalters via USB-Stick oder Smartphone? Wenn du deine Daten auf ein anderes Gerät überspielst, dann solltest du die dort verfügbare Office-Version kennen. Bei Tagungen findest du die entsprechenden Hinweise meist auf der entsprechenden Website, ansonsten hilft nur gezieltes Nachfragen.

Unterscheiden sich die beiden Office-Versionen, dann könnten deine Folien nicht erkannt bzw. verzerrt wiedergegeben werden. So etwa, wenn du mit Breitbild (16:9) arbeitest, der andere Laptop aber nur auf die Standard-Version (4:3) angepasst ist. In dem Fall werden die Ränder der Folien links und rechts außen abgeschnitten. Die für dich passende Version kannst du im Menü „Entwurf – Foliengröße“ anpassen. Weitere detaillierte Hinweise zur passenden Foliengröße findest du im Blog von Peter Claus Lamprecht.

Fügst du Notizen im Feld unterhalb der Folie ein? Ich sehe viele, die hier ganze Absätze von Text einfügen und diese zu Beginn oder am Ende ihrer Präsentation zeigen. Was für die Vorbereitung deiner Präsentation sicher optimal ist, möchte ich als Zuhörer aber nicht sehen – da ist das gesprochene Wort viel wertvoller. Deshalb mein Tipp: Verdecke das Kommentarfeld in der letzten abgespeicherten Version, indem du die Folie in ihrer maximalen Größe darstellst.

Bleiben wir noch einen Moment beim technischen Equipment: Brauchst du Strom, ein Verlängerungskabel und eine Verbindung zwischen Laptop und Beamer? Welche Ausstattung wird dir vor Ort zur Verfügung gestellt? Falls du mit eigenem Laptop präsentierst, bringe deinen HDMI-Stecker mit, der den Laptop an der Schnittstelle zum Beamer verbindet.

In der Systemsteuerung kannst du den Laptop so einstellen, dass er nicht schon nach wenigen Minuten in den Ruhemodus wechselt. Das kannst du über die Funktionen „Systemsteuerung – Hardware und Sound – Energieoptionen – Energiesparplaneinstellungen bearbeiten“ anpassen. Gerade wenn du kein Technikfreak bist, kommst du am besten mehr als rechtzeitig zur Veranstaltung. So bleibt dir genug Zeit, alle technischen Details zu überprüfen und so einzustellen, dass es im Vortrag möglichst keine unnötigen Unterbrechungen gibt.

Dein Plan B

Der Strom fällt aus, das Lämpchen im Projektor platzt oder der Beamer geht kaputt: Alles schon dagewesen. Meisterst du auch diese Situation souverän?

Idealerweise ist der Akku deines Laptops aufgeladen, so dass du die Folien sehen kannst und ansonsten frei präsentierst. Vor kleinen Gruppen kannst du manche Abbildungen und Grafiken zeigen, wenn du deinen Laptop vor dir hältst – natürlich nur an ausgewählten Stellen, da sonst deine Bewegungsmöglichkeiten deutlich eingeschränkt wären. Nutzt du den Laptop des Veranstalters (der jetzt nicht mehr funktioniert), dann hast du deinen eigenen als Backup dabei. Besser noch: du hast die Folien ausgedruckt vor dir liegen und kannst jetzt darauf zurückgreifen. Am besten bereitest du dich immer so vor, dass du bei Bedarf auch ganz ohne Hilfsmittel vortragen kannst.

Kennst du den Raum, in dem du präsentierst?

Ganz gleich ob Tagung, Vorlesung oder Seminar: Sehe dir den Raum, in dem du präsentierst, möglichst schon im Voraus an, um dir ein Bild zu machen, wo und wie du optimal präsentierst. Mit wie vielen Menschen kannst du in der Veranstaltung rechnen? Wie ist die Anordnung der Sitzplätze: Hörsaal, Tische in U-Form oder Stuhlkreis? Wie ist die optimale Beleuchtung? Wo sind Beamer und Projektionsfläche für deine Präsentation platziert – und in welchem Bereich kannst du dich am besten bewegen?

Überlege dir auch, wie viel Nähe du zwischen dir und deinem Publikum zulässt: In klassischen Hörsälen wird der Abstand durch große Tische, das Pult, den (mobilen) Beamer oder sogar noch ein Overhead-Projektor unnötig vergrößert. Bedenke, dass du viel direkter und persönlicher mit deinem Publikum kommunizierst, je näher du ihm auch physisch bist. Als Vortragender hast du nichts zu verstecken und kannst außerdem zusätzliches Vertrauen schaffen. Sorge dafür, dass du so viel Nähe wie möglich schaffst.

In großen Räumen mit entsprechendem Publikum ist der Einsatz von Headsets und Mikrofonen üblich. Mit einem Akustiktest im Vorfeld – idealerweise abgestimmt mit dem Technikteam – kannst du dir folgende Fragen beantworten:

• In welcher Position von Headset/Mikrofon ist die Resonanz im Raum optimal?
• Sitzt das Headset optimal und stabil, ohne zu verrutschen?
• Wo schalte ich Headset/Mikrofon an und aus?

Kommt das Headset zum Einsatz, ist die optimale Position etwas seitlich vom Mund, damit dein Gesicht nicht verdeckt wird. Es sollte noch so nah am Mund sein, dass deine Stimme deutlich verständlich ist, aber weit genug entfernt, dass nicht jedes Geräusch wie etwa Ein- und Ausatmen übermäßig betont wird. Wenn du lange Haare hast oder Schmuck wie etwa lange Ohrringe trägst, dann achte schon im Test darauf, dass es keine unnötigen Nebengeräusche gibt. Auch das Kabel sollte nicht unbequem ziehen.

Beim Mikrofon probierst du ebenfalls die optimale Position im Voraus aus. So vermeidest du den Fehler, der vielen Rednern ohne Vorbereitung passiert: Sie halten das Mikro zu weit vom Mund entfernt, so dass ihre Stimme kaum deutlicher ist als ohne Mikro, oder sie halten es so nah am Mund, dass es unbequem zischt. Ist deine nonverbale Kommunikation besonders ausgeprägt, dann achte umso mehr darauf, dass du das Mikro beim Sprechen möglichst zwischen Kinn und Mund hältst.

Je besser du vorbereitet bist, umso souveräner kannst du mit allen Eventualitäten umgehen, und umso besser wird auch deine Präsentation. Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Das diskutiere ich gern mit dir in diesem Blog. Viel Erfolg mit deinen Präsentationen!

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