Beiträge

Untypische Orte für Präsentationen

Was machen 18 Studenten, drei Betreuer und zwei Organisatoren aus elf Ländern und vier Kontinenten, wenn sie innerhalb von neun Tagen die Wassernutzung im Iran vor Ort kennenlernen? Klare Antwort: Sie präsentieren ihr selbst erarbeitetes Wissen untereinander und holen sich die Praxiserfahrung einheimischer Experten hinzu. Mit ihnen diskutieren sie wissenschaftliche Fakten und die Umsetzung in der Praxis und tauschen offene Fragen zu historischer und aktueller Wasserwirtschaft, Wüstenbildung und Energienutzung im Iran aus. Für die praktische Anschauung vor Ort chartern sie einen sympathischen einheimischen Busfahrer, der sie zuverlässig 1 200 Kilometer durch Dörfer und Metropolen, die trockene Steppe und zu Salzseen lenkt. Eine Herausforderung, die alle gern annehmen.

Kurz: Eine spannende, unterhaltsame und lehrreiche Reise von Teheran über Qom und Kashan nach Yazd, die ich im März 2018 selbst mitmache. Die Exkursion weitet unseren Blick auf diese reichhaltige persische Kultur, fegt viele aus den Medien vermittelte Vorurteile über die Menschen im Iran weg und fördert nicht zuletzt den interkulturellen und persönlichen Austausch.

 

PowerPoint in Teheran

Zehn Stunden nach unserer nächtlichen Ankunft in Teheran sitzen wir im Seminarraum der Shahid Beheshti University. Wir lauschen drei Referenten, die uns in die aktuelle Situation zur Wassernutzung im Iran einführen. In zwei klassischen PowerPoint-Präsentationen kleben sie teils an durchaus textlastigen Folien mit klassischen Spiegelstrichen, teils sehen wir beeindruckende Fotos und hören auf den Punkt gebrachte hintergründige Fakten zur aktuellen Entwicklung. In der Diskussion gehen beide Referenten auf unsere Fragen ein. Hier rücken die Folien meist in den Hintergrund, zugunsten der direkten Interaktion mit uns Teilnehmern.

Besonders positiv aus dem Rahmen fällt Kamran Emami, Eigentümer und Consultant der Kurit Kara Engineers: „Hallo, willkommen, and that’s the only word I know“. Er bittet alle Teilnehmer um eine kurze persönliche Vorstellung: hier werden Gemeinsamkeiten und persönliche Interessen aller sichtbar, auf die er im Laufe seines sehr anregenden Vortrags immer wieder eingehen kann. Statt dem gefürchteten Frontalunterricht steht er mittendrin, ist „einer von uns“, und wirkt mit seinem engagierten Vortragsstil und passender Kleidung als authentischer Fachexperte. Er brennt für sein Thema, sein Enthusiasmus lässt mich nicht mehr los: Mit einer Mischung aus Vortrag und Workshop zum „Lateral thinking“ nach Edward de Bono zeigt Emami uns kreative Ansätze, wie wir mit unkonventionellem Denken neue Möglichkeiten zur Lösung der Wasserkrise finden können. Zwei weitere Kernbotschaften: Fachwissen alleine reiche im 21. Jahrhundert nicht mehr aus, stattdessen gewinnen Ethik und Kreativität an Gewicht und sind heutzutage gleichwertig. Nicht zuletzt sei Phantasie wichtiger als Wissen, frei nach Albert Einstein.

Emami fasst jeden Abschnitt seines Seminars nochmals kurz zusammen und hilft uns so, „das große Ganze“ im Blick zu haben. Eine gesunde Mischung aus Vortrag und Diskussion, kurzen Filmabschnitten und Mikro-Workshops mit kurzen Übungen. Eine der qualitativ hochwertigsten Präsentationen, die ich bis dato erleben durfte: Danke, merci, تشکر Kamran Emami!

Aber ich lenke ab: Fanden diese Vorträge noch in der klassischen Hörsaal- bzw. Seminarraum-Umgebung statt, fahren wir nun aus Teheran heraus. Während der meist langen Bustouren mit mehr oder weniger langen Pausen können unsere Studenten jetzt die vorab erarbeiteten Themen präsentieren.

 

Busfahrt mit Smartphone-Präsentationen

In meinen Trainings gebe ich den Teilnehmern meist Feedback zu Aspekten wie Aufbau und Inhalt des Vortrags, Sprachstil und Storytelling, Kontakt zum Publikum und natürlich zur Performance auf der Bühne. Dazu kommen häufig Nachfragen zu Inhalt und Gestaltung von PowerPoint-Folien oder zum Einsatz von Flipchart und Requisiten bzw. „Props“. Während einer Busfahrt stehen dagegen ganz andere Aspekte im Vordergrund, die für eine gelungene Präsentation wichtiger werden.

Die klassische Bühne fällt im Bus aus. Was bleibt, ist der schmale Mittelgang, der Elemente wie aktive Körpersprache und Präsentationen mit Props stark einschränkt. Dazu kommt die Bewegung während der Fahrt. Verständlicherweise bevorzugen es manche Studenten, im Sitzen zu präsentieren. Bei manchen hören wir nur die Stimme, während sich andere wiederum aufrichten und im Sitzen zu den hinteren Busreihen sprechen. Wieder andere stehen einigermaßen stabil im Mittelgang, das Mikrofon in der einen Hand, während sie sich mit der anderen Hand am Sitz festhalten. Kriterien wie Körpersprache und Bühnen-Performance lassen sich hier nur bedingt bewerten.

Stimme und Sprachstil gewinnen dagegen an Gewicht. Die meisten Teilnehmer halten das Mikrofon in der richtigen Entfernung, während einige wenige so nah am Mikrofon sprechen, dass die Stimme verzerrt, laut und meist unverständlich ist. Andere halten es zu weit weg und sind stellenweise kaum hörbar. Ohne Rückmeldung ist es dagegen nicht ganz einfach, den passenden Abstand selbst herauszufinden – umso besser, dass unsere sehr aufmerksame Gruppe sich untereinander hilft.

Nicht einfacher wird die Präsentation, wenn das Mikrofon in der einen und das Smartphone in der anderen Hand gehalten werden, um die eigenen Notizen abzurufen. Einige Studenten teilen ihre Unterlagen über Bluetooth mit der ganzen Gruppe, so dass wir nicht nur dem Vortragenden zuhören, sondern auch die Folien dazu sehen können. Die hier abgebildeten Karten helfen uns zur Orientierung, während großflächige Fotos neue visuelle Eindrücke vermitteln und uns helfen, Inhalte einfacher nachzuvollziehen.

 

Vom ZDF zu lebendigen Geschichten

Jede Rede will gut vorbereitet sein. Je mehr Zeit wir im Vorfeld investieren, umso mehr können wir uns Inhalte erarbeiten, Theorie und Praxis miteinander verbinden und an den passenden Stellen unsere eigenen Erfahrungen einbringen. In der Praxis sterben noch zu viele Zuhörer den berüchtigten „Tod durch PowerPoint“, weil Präsentationen oft lieblos zusammengewürfelt werden oder die Zuhörer-Perspektive erst gar nicht beachtet wird.

Generell bleibt den heutigen Studenten „dank“ immer engerer Studienpläne meist nur wenig Zeit, sich außerhalb von Bachelor- und Master-Arbeiten intensiver mit einzelnen Themen auseinanderzusetzen. Unsere sehr gut vorbereitete Exkursion treten einige der Studenten unmittelbar nach einer wichtigen Prüfung an. Für manche bleibt nur wenig Zeit, ihren Vortrag vorzubereiten. So hören wir in einigen wenigen Vorträgen nur eine Auflistung mehrerer eigentlich interessanter Zahlen. Leider gehen solche Informationen schnell verloren: Die klassische ZDF-Methode mit „Zahlen, Daten, Fakten“ verfehlt ihr Ziel und bleibt wirkungslos.

Die meisten Studenten erklären Zusammenhänge, finden Querverbindungen zwischen Teildisziplinen der Wassernutzung und anderen Themen. Das macht es uns einfach, Inhalte nachzuvollziehen. Ihre Zahlen, Daten und Fakten erzählen Geschichten: In welchem Verhältnis stehen Bewässerungs- und Versickerungsmenge zum aktuellen oder saisonalen Niederschlag? Gibt es Vergleichswerte in anderen Trockenregionen, und wie bewerten wir diese Größen? Welche langfristige Entwicklung, welche Trends sehen wir, wenn es um die Dimensionen künftiger Staudämme geht? Und welche Erfahrungswerte kennen wir aus anderen Studien, wie wurden diese von den jeweiligen Autoren bewertet?

Das schlägt sich in den folgenden Diskussionen nieder: Auf ZDF-Präsentationen folgen meist Verständnisfragen, während andere Präsentationen auch tiefergehende Diskussionen nach sich ziehen. Für die Diskussion sind die typischen Sitzreihen im Bus nicht optimal. Rückfragen des Publikums kann nicht jeder hören, so dass ich als Vortragender auf den Fragenden zugehe, mir seine Frage anhöre und danach über Mikrofon wiederhole. So binde ich alle in die Diskussion mit ein.

 

Reden in der Landschaft

Daneben gibt es einige Studenten und manche eingeladenen Fachleute aus dem Iran, die ihr Thema während einer der vielen Zwischenstationen direkt am Anschauungsobjekt mitten in der Landschaft präsentieren. So erfahren wir mehr über großflächige Pistazienfarmen, Salzkrusten und Salzgewinnung und – kombiniert in Natur und Museum – über Qanats, unterirdische Kanäle zur Bewässerung sowie über Kühlungssysteme im Hausbau.

Gerade hier beziehen sich die Vortragenden auf eigene Praxiserfahrungen und diskutieren angeregt in der Gruppe darüber. Anders als im geschützten Hörsaal sind Präsentationen im Freien nicht immer gut hörbar, abhängig von Wind bzw. Windrichtung und Nebengeräuschen wie Verkehr und Industrie.

Ein schöner Abschluss ist unser Lagerfeuer. Vor unserer Rückfahrt nach Teheran sitzen wir noch einmal zusammen und lassen die Exkursion mit so zahlreichen Erlebnissen Revue passieren. Dieser ganz eigenen Stimmung kann sich kaum ein Teilnehmer entziehen. Hier treten die ZDF-Inhalte in den Schatten, werden die Nacht kürzer und die persönlichen Geschichten länger. Storytelling at its best!

So bist du bestens für deinen Vortrag präpariert

Ausgerechnet jetzt, wo du mitten in der Präsentation stehst, geht der Beamer kaputt! Wie kannst du deinen Vortrag retten, so dass du bei deinem Publikum in guter Erinnerung bleibst? Dazu komme ich gleich.

Bist du mit deinem Equipment vertraut? Hast du alle Eventualitäten bedacht? Bist du bestens für deinen Vortrag präpariert und ausgestattet? Dann kannst du souveräner mit Situationen wie einem kaputten Beamer, Stromausfall oder anderen unerwarteten Störungen umgehen. Einen Großteil davon kannst du bereits durch gezielte Vorbereitung umgehen.

Du kennst dein Equipment

Falls du nicht frei, sondern mit Unterstützung durch Videos, PowerPoint oder Prezi präsentierst, brauchst du natürlich das entsprechende Equipment. Bringst du deinen eigenen Laptop mit, oder überspielst du deine Präsentation auf ein Gerät des Veranstalters via USB-Stick oder Smartphone? Wenn du deine Daten auf ein anderes Gerät überspielst, dann solltest du die dort verfügbare Office-Version kennen. Bei Tagungen findest du die entsprechenden Hinweise meist auf der entsprechenden Website, ansonsten hilft nur gezieltes Nachfragen.

Unterscheiden sich die beiden Office-Versionen, dann könnten deine Folien nicht erkannt bzw. verzerrt wiedergegeben werden. So etwa, wenn du mit Breitbild (16:9) arbeitest, der andere Laptop aber nur auf die Standard-Version (4:3) angepasst ist. In dem Fall werden die Ränder der Folien links und rechts außen abgeschnitten. Die für dich passende Version kannst du im Menü „Entwurf – Foliengröße“ anpassen. Weitere detaillierte Hinweise zur passenden Foliengröße findest du im Blog von Peter Claus Lamprecht.

Fügst du Notizen im Feld unterhalb der Folie ein? Ich sehe viele, die hier ganze Absätze von Text einfügen und diese zu Beginn oder am Ende ihrer Präsentation zeigen. Was für die Vorbereitung deiner Präsentation sicher optimal ist, möchte ich als Zuhörer aber nicht sehen – da ist das gesprochene Wort viel wertvoller. Deshalb mein Tipp: Verdecke das Kommentarfeld in der letzten abgespeicherten Version, indem du die Folie in ihrer maximalen Größe darstellst.

Bleiben wir noch einen Moment beim technischen Equipment: Brauchst du Strom, ein Verlängerungskabel und eine Verbindung zwischen Laptop und Beamer? Welche Ausstattung wird dir vor Ort zur Verfügung gestellt? Falls du mit eigenem Laptop präsentierst, bringe deinen HDMI-Stecker mit, der den Laptop an der Schnittstelle zum Beamer verbindet.

In der Systemsteuerung kannst du den Laptop so einstellen, dass er nicht schon nach wenigen Minuten in den Ruhemodus wechselt. Das kannst du über die Funktionen „Systemsteuerung – Hardware und Sound – Energieoptionen – Energiesparplaneinstellungen bearbeiten“ anpassen. Gerade wenn du kein Technikfreak bist, kommst du am besten mehr als rechtzeitig zur Veranstaltung. So bleibt dir genug Zeit, alle technischen Details zu überprüfen und so einzustellen, dass es im Vortrag möglichst keine unnötigen Unterbrechungen gibt.

Dein Plan B

Der Strom fällt aus, das Lämpchen im Projektor platzt oder der Beamer geht kaputt: Alles schon dagewesen. Meisterst du auch diese Situation souverän?

Idealerweise ist der Akku deines Laptops aufgeladen, so dass du die Folien sehen kannst und ansonsten frei präsentierst. Vor kleinen Gruppen kannst du manche Abbildungen und Grafiken zeigen, wenn du deinen Laptop vor dir hältst – natürlich nur an ausgewählten Stellen, da sonst deine Bewegungsmöglichkeiten deutlich eingeschränkt wären. Nutzt du den Laptop des Veranstalters (der jetzt nicht mehr funktioniert), dann hast du deinen eigenen als Backup dabei. Besser noch: du hast die Folien ausgedruckt vor dir liegen und kannst jetzt darauf zurückgreifen. Am besten bereitest du dich immer so vor, dass du bei Bedarf auch ganz ohne Hilfsmittel vortragen kannst.

Kennst du den Raum, in dem du präsentierst?

Ganz gleich ob Tagung, Vorlesung oder Seminar: Sehe dir den Raum, in dem du präsentierst, möglichst schon im Voraus an, um dir ein Bild zu machen, wo und wie du optimal präsentierst. Mit wie vielen Menschen kannst du in der Veranstaltung rechnen? Wie ist die Anordnung der Sitzplätze: Hörsaal, Tische in U-Form oder Stuhlkreis? Wie ist die optimale Beleuchtung? Wo sind Beamer und Projektionsfläche für deine Präsentation platziert – und in welchem Bereich kannst du dich am besten bewegen?

Überlege dir auch, wie viel Nähe du zwischen dir und deinem Publikum zulässt: In klassischen Hörsälen wird der Abstand durch große Tische, das Pult, den (mobilen) Beamer oder sogar noch ein Overhead-Projektor unnötig vergrößert. Bedenke, dass du viel direkter und persönlicher mit deinem Publikum kommunizierst, je näher du ihm auch physisch bist. Als Vortragender hast du nichts zu verstecken und kannst außerdem zusätzliches Vertrauen schaffen. Sorge dafür, dass du so viel Nähe wie möglich schaffst.

In großen Räumen mit entsprechendem Publikum ist der Einsatz von Headsets und Mikrofonen üblich. Mit einem Akustiktest im Vorfeld – idealerweise abgestimmt mit dem Technikteam – kannst du dir folgende Fragen beantworten:

  • In welcher Position von Headset/Mikrofon ist die Resonanz im Raum optimal?
  • Sitzt das Headset optimal und stabil, ohne zu verrutschen?
  • Wo schalte ich Headset/Mikrofon an und aus?

          

Kommt das Headset zum Einsatz, ist die optimale Position etwas seitlich vom Mund, damit dein Gesicht nicht verdeckt wird. Es sollte noch so nah am Mund sein, dass deine Stimme deutlich verständlich ist, aber weit genug entfernt, dass nicht jedes Geräusch wie etwa Ein- und Ausatmen übermäßig betont wird. Wenn du lange Haare hast oder Schmuck wie etwa lange Ohrringe trägst, dann achte schon im Test darauf, dass es keine unnötigen Nebengeräusche gibt. Auch das Kabel sollte nicht unbequem ziehen.

Beim Mikrofon probierst du ebenfalls die optimale Position im Voraus aus. So vermeidest du den Fehler, der vielen Rednern ohne Vorbereitung passiert: Sie halten das Mikro zu weit vom Mund entfernt, so dass ihre Stimme kaum deutlicher ist als ohne Mikro, oder sie halten es so nah am Mund, dass es unbequem zischt. Ist deine nonverbale Kommunikation besonders ausgeprägt, dann achte umso mehr darauf, dass du das Mikro beim Sprechen möglichst zwischen Kinn und Mund hältst.

Je besser du vorbereitet bist, umso souveräner kannst du mit allen Eventualitäten umgehen, und umso besser wird auch deine Präsentation. Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Das diskutiere ich gern mit dir in diesem Blog. Viel Erfolg mit deinen Präsentationen!